8割以上の応募者と連絡がつくようになった人事の取り組みとは?

「応募者と連絡がつかない」のは採用担当者の取り組みによって改善させることができます。 HR Force人事が「8割以上の応募者と連絡が取れるようになった」具体的な取り組みをご紹介します。

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  • コラム

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応募者と連絡がつかないのなぜ?

採用活動の中で、多くの採用担当者を悩ませている課題の一つは「応募者と連絡がつかないこと」ではないでしょうか。

辞退する場合に連絡を入れないことは応募者側のマナーの問題でもある一方、令和4年1月には有効求人倍率が1.2倍を超え、求職者が企業より優位な状況です。

※厚生労働省:一般職業紹介状況(令和4年1月分)について

応募者にとっては引く手あまたな状態のため、企業側は「他社よりも先に応募者と接点を作ること」や「応募者に印象を残すこと」が重要となります。

AIリクルーティングプラットフォーム「Recruiting Cloud(リクルーティングクラウド)」を運営する株式会社HR Forceでも、「応募者と連絡がつかない」という事態を防ぐために様々な取り組みをしています。

取り組みのおかげで、HR Forceでは応募者の8割以上と連絡を取ることに成功しています。

今回は以下のようなお悩みを抱えている採用担当者に向けて、「応募者と連絡がつかない」を防ぐ方法を紹介します。

こんなお悩みをお持ちの方は必見!

・応募者と連絡がつかない

・面接の日程調整がうまくいかない

・面接をドタキャンされてしまう

この記事ではHR Forceの人事担当者が実際に行っている事例を交えながら、解説していきます。

牛腸さんプロフィール

応募者と連絡がつかない

「応募者に連絡をしても連絡が返ってこなかった」という経験のある採用担当者も多いのではないでしょうか。

転職市場が「売り手市場」の現在、求職者も複数の企業に同時に応募していることが多いため、どれだけ早く応募者と連絡をとれるかが重要です。

HR Forceでは「応募者と連絡がつかない」という事態を防ぐため、以下の2点を行っています。

1. 応募後3分以内に電話をする

2. 履歴書を提出させない

1.応募後3分以内に電話をする

HR Forceでは他社よりも早く応募者と接点を作れるように、応募が入ってすぐに電話をかけています。

最近では求職者はスマートフォンで求人検索をすることが主流のため、応募が入ってすぐは応募者がまだ手にスマホを持っていることが多いです。
そのため、応募後3分以内を目安に電話することで応募者が出てくれる可能性が高まります。

電話がつながらなかった場合はSMS(ショートメッセージ)やメールを送りましょう。
求職者は多数の企業からメールを受信しているため、メールよりもSMSの方が気づいてもらいやすくなります。

それでも連絡がなかった場合は、時間帯を変えて電話で後追いをしましょう。
求職者が働いている時間は連絡が取れない場合もあるため、後追いをすることで着電率が上がります。

応募後の電話では日程調整まで行うと面接設定率の向上も見込めます。

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2.履歴書を提出させない

応募者がどのような人物か事前に書類選考を行いたい企業も多いと思います。
しかし、面接設定前にメールや郵送で履歴書の送付をお願いしたり、1次面接に持参してもらったりすることは求職者に負担を強いる行為です。

転職活動に忙しい応募者としては、一社当たりの選考の準備にかける時間を短くしたいのが本音です。

履歴書提出を求めてしまうと、せっかく獲得できた応募者が履歴書提出のない他社の選考へ流れ、途中で離脱してしまいます。

HR Forceでは、最終面接前になって初めて履歴書を提出したという社員も多くいます

まずは面接に来てもらうことが重要ですが、どうしても面接設定前に履歴書が必要な場合は、オンラインで履歴書を作成できるツールやフォーマットを応募者に提示すると良いでしょう。

面接の日程調整がうまくいかない

応募者と連絡が取れても、「面接設定の連絡をしたら音信不通になった」や、「予定が合わずにそのままフェードアウトしてしまった」という経験をしたことのある採用担当者も多いのではないでしょうか。

HR Forceでは、スムーズに面接設定ができるように以下の2点を行っています。

1. 面接設定ツールを利用する

2. 1日に行う面接数を増やす

1.面接設定ツールを利用する

面接を設定するために一番有効な方法は応募後すぐの電話ですが、その場ですぐに予定がわからなかった場合には面接設定ツールを使うことも有効です。

面接設定ツールには様々な種類がありますが、HR Forceで利用しているツールはYouCanBook.meというサービスです。

複数人と同時に日程調整を行う場合でも、埋まっていない日程を自動で提示したり、面接の予約状況をリアルタイムに反映したりすることができます。
そのため、面接希望日がかぶることや、空き日程がなくなってしまうことを防ぐことができます。

面接ツール選び方

面接設定にはツールはいろいろな種類があるため、自社にあったものを選ぶようにしましょう。

企業側にとって面接設定ツールは工数削減のツールになりますが、求職者にとってはログインや登録の手間が発生してしまいます。
なるべく応募後の電話で日程調整まで行えるように心がけましょう

HR Forceではまず応募後の電話で日程を調整し、その場で決まらなかった場合に面接設定ツールから申し込みをしてもらっています。

2.1日に行う面接数を増やす

応募者の意欲が一番高いのは応募後すぐのタイミングです。
時間がたてばたつほど、応募者の就業意欲は低下していってしまいます。

そのため、面接の日程調整では応募後すぐの日程を提示した方が日程調整時点での離脱を減らすことができます。

HR Forceでは応募後、最短当日から面接が行えるように1日に行う面接数を多く設定しています。

HR Foece人事のKは午後からの半日だけで13件の面接を行うこともあります。

1日の上限人数は定めず、早め早めで面接を行うことで、応募者が同時に応募している他企業に流れてしまうことも防ぐことができます。

直近の日程が埋まってしまい、「せっかく応募があっても面接までの時間が空いてしまう」ということがないようにしましょう。

面接をドタキャンされてしまう

「応募者が面接に来なかった」「直前に面接をドタキャンされてしまった」という経験のある採用担当者も多いと思います。

HR Forceでは面接のドタキャンを防ぐために以下の2つの対策を行っています。

1. 応募者へのリマインドを複数回行う

2. オンライン面接とオフライン面接を使い分ける

1.応募者へのリマインドを行う

面接のドタキャンを防ぐために最も有効なことはリマインドの連絡を行うことです。

面接の日程を失念していた!という理由で面接をドタキャンしてしまう応募者は案外多いため、面接の3日前と前日にはメールや電話でリマインドを行いましょう。

リマインドを行いすぎても求職者にとって負担になってしまうため、3日前にはメールで連絡をし、前日には電話で最終確認を行うなど、リマインドの手段を変えてもよいでしょう。

リマインドの連絡をすることで、「事前に連絡をくれるなんて親切な会社だ」と応募者の志望度が高まることもあります。

リマインド文面

2.オンライン面接とオフライン面接を使い分ける

HR Forceでは1次面接から3次面接まではオンラインで実施しています。
スピード感が重要なため、HR Forceには応募当日に1次面接と2次面接を行って入社した社員もいます

コロナ禍以降、リモート勤務やオンライン会議が普及し、対面ではなくても会話を行うハードルが下がりました。

Google Meetやzoomなど、費用をかけずに面接を行えるツールも多くあります。

転職活動を行う求職者は1日に複数企業の面接を受けることもあるため、オンライン面接を行うことで求職者の時間的・心理的な負担を減らすことにもつながります。

とはいえ、画面越しでは応募者の雰囲気がわかりづらいという方も多いと思いす。
絶対に選考に進んでほしい求職者がいた場合には、対面で面接を行うことも重要です。
面と向かって対話することで互いの理解が深まります。

求職者の負担を減らすためのオンライン面接と、求職者のグリップをするためのオフライン面接をうまく使い分けると良いでしょう。

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まとめ

今回は採用担当者の多くが抱える3つの悩みについて、HR Forceが実践している方法を元に解決策を解説しました。

まとめ

採用成功にとって大切なことは、採用したい人材に能動的にアプローチすることです。

皆様の採用成功をお祈りしております。


人事の窓口_小林さん挿入用

 

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