年次有給休暇の義務化で企業はどう変わる?人事が準備すべきこととは?

2019年4月1日より、いよいよ働き方改革関連法が施行されます。働き方改革関連法の中でも、人事・労務担当者が検討すべき内容が「有給休暇の義務化」ですよね。今回はそんな有給休暇の義務化について、人事・労務担当者はどのように対応していくべきか考えていきましょう。

年次有給休暇取得義務化とは

 

労働基準法の改正により、2019年4月1日より全ての企業において年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、付与した日から1年以内に、使用者が時季を指定して5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。

ただし労使協定で時季を指定して与えた分の日数や、労働者が自ら有休取得申請して取得した日数は、取得させる義務の5日から除外されます。

現行の労働基準法と異なる点は?

 

現行の労働基準法では、企業は労働者に対し有給休暇を付与する義務はありますが、取得させる義務はありません。したがって有給休暇を付与されているものの、職場の雰囲気などに影響されて取得には至らない事例が多々起きています。

このような状況を打破すべく、政府は労働者が有給休暇を取得しやすい制度に変更すると決定したのです。

 

日本人の有給取得率は3年連続最下位 

日本の有給休暇取得率は世界水準と比較して非常に低く、世界19か国の中で最下位となっています。(エクスペディア「世界19ヶ国 有給休暇・国際比較調査2018」より)

今回の法改正には、日本国内の労働環境改善を図る目的があります。

対象となる労働者はどこまでを指すのか

 

今回の法改正で対象となる従業員とは、

 

  • 入社後6か月が経過している正社員またはフルタイムの契約社員
  • 入社後6か月が経過している週30時間以上勤務のパート社員
  • 入社後3年半以上経過している週4日出勤のパート社員
  • 入社後5年半以上経過している週3日出勤のパート社員

の4タイプです。

 

 

  • 入社後6か月が経過している正社員またはフルタイムの契約社員
  • 入社後6か月が経過している週30時間以上勤務のパート社員

上記2タイプの労働者については、出勤率が8割以上であれば入社後6か月経過で年10日の年次有給休暇を取得できます。その際に、10日のうち5日以上有給休暇を消化しない場合には、企業側が労働者に有給休暇を取得させる義務が発生します。

 

 

  • 入社後3年半以上経過している週4日出勤のパート社員
  • 入社後5年半以上経過している週3日出勤のパート社員

週30時間未満勤務のパート社員については、出勤日数によって対応が扱いが異なるため、注意が必要です。

 

(週4日勤務の場合)

入社3年半以上経過し、直近1年間の出勤率が8割以上であれば年10日の有給休暇を取得できます。その際に、10日のうち5日以上有給休暇を消化しない場合には、企業側が労働者に有給休暇を取得させる義務が発生します。

 

(週3日勤務の場合)

入社5年半以上経過し、直近1年間の出勤率が8割以上であれば年10日の有給休暇を取得できます。その際に、10日のうち5日以上有給休暇を消化しない場合には、企業側が労働者に有給休暇を取得させる義務が発生します。

 

記事 図-1

 

 

違反するとどうなる?

 

法改正後に違反が認められると、罰金30万円が会社に課されます。労働者が有給休暇取得を拒否した場合でも、違反と見なされます。罰金が科されないよう、早期に準備を行っておきましょう。

 

人事・労務の対応の流れ

 

法改正に対応するためには、

 

  1. 有給休暇付与日数の確認
  2. 有給休暇取得状況の確認
  3. 有給休暇取得義務化への対応策検討
  4. 有給休暇管理簿の作成 

の流れが望ましいです。各手順について説明していきます。

 

記事 図-2 

1.有休付与日数の確認

まずは取得義務の対象となる全労働者の有給休暇付与日数を確認します。

 

2.有給休暇取得状況の確認

有給休暇付与日数が確認できたら、そのうち5日以上有給休暇を取得していない労働者を把握します。

 

3.有給休暇取得義務化への対応策検討

有給休暇取得状況を踏まえ、5日以上有給休暇を取得していない労働者の割合によって、具体的な対応策が異なります。

 

・5日以上取得者が多い場合⇒個別指定方式

5日以上有給休暇を取得している労働者が既に多数を占める場合には、個別指定方式が適しています。個別指定方式とは、労働者毎に会社側が有給休暇取得日を指定する方法です。

 

(メリット)

労働者毎に取得日を指定するため、会社による指定の柔軟性が高いです。

 

(デメリット)

個別管理が必要になるため、手間が掛かります。労働者によって取得日が異なるため、各労働者に対して基準日から1年間の期間の終了日が近づいてきたタイミングで、取得を促す必要があります。

 

 

・5日以上取得者が少ない場合⇒計画年休制度

5日以上有給休暇を取得している労働者が少数である場合には、計画年休制度が適しています。計画年休制度とは、会社が労働者代表と労使協定を締結し、各労働者の有給休暇のうち5日を超える部分について、予め日にちを決めておく制度です。

 

(メリット)

労働者を個別に管理する手間を省くことができます。

 

(デメリット)

労使協定によって事前に取得日を決定しておくため、会社側の都合で取得日の変更をできません。また、緊急事態が発生した場合、労働者が有給休暇中でほぼいないという状況も起こり得ます。

 

 

また、計画年休制度では以下の3つの制度設計が可能です。

 

  • 全社一斉に特定の日を有給休暇日とする
  • 部署毎に有給休暇日を分ける
  • 一人ずつ有給休暇日を決めていく

 

緊急事態が発生した場合はどうするのか、なども想定して制度設計を行うことが重要です。

 

 

4.有給休暇管理簿の作成

対応策が決定したら、最後に有給休暇管理簿の作成も忘れずに行ってください。有給休暇管理簿の作成も義務化されているため、必ず有給休暇の取得状況の記録を行う必要があります。また、管理簿の保管期限は3年のため、過去3年分はExcelやGoogleスプレッドシート、ノートなどで記録として残しておく必要があります。

 

まとめ

 

今回の記事をまとめると、

年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、付与した日から1年以内に、使用者が時季を指定して5日の有給休暇を取得させることが義務に

 

今回の法改正で対象となる従業員とは、 

  • 入社後6か月が経過している正社員またはフルタイムの契約社員
  • 入社後6か月が経過している週30時間以上勤務のパート社員
  • 入社後3年半以上経過している週4日出勤のパート社員
  • 入社後5年半以上経過している週3日出勤のパート社員

違反すると罰金30万円

法改正への対応の流れは、

  1. 有給休暇付与日数の確認
  2. 有給休暇取得状況の確認
  3. 有給休暇取得義務化への対応策検討
  4. 有給休暇管理簿の作成 

 

いかがでしょうか。従業員とのトラブルを避けるためにも、有給休暇取得義務化への対応を早急に行う必要があります。

人事から働きかけ、全従業員が気持ちよく働ける職場作りを目指しましょう! 

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Written by 採用GO 編集部 藤原

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