【厳選】【導入要因別】リモートワーク・テレワークにオススメの管理ツールを比較してみた

働き方改革の一環として、リモートワークやテレワーク、在宅勤務などの社外で仕事を行う働き方が注目を集めています。優秀な人材の確保ができたり、社員の生産性が向上したりという成功事例を耳にし、自社でも取り入れてみようと考えている人事担当の方も多いのではないでしょうか。

しかし、一言にリモートワーク管理ツールといっても種類が多く、ツールの選定が難しいのが現状です。そこで今回は、導入の要因別に厳選したリモートワーク管理ツールを比較してみました。

リモートワークとは

 

簡単に言うと、「リモートワーク」とは情報通信技術を使用して場所や時間にとらわれず柔軟に働くことです。

ほぼ同義の言葉として、「テレワーク」「在宅勤務」などがあります。総務省では統一してテレワークが使用されています。

働き方改革の一環として、出社せずに自宅やコアワーキングスペースで仕事をするという働き方の形態が注目されており、政府は、2017年から東京オリンピックの開催される2020年までの毎年7月24日をテレワーク・デイとして定めました。オリンピックに参加した企業や組織を中心に一斉にテレワークを行う日として、その実践を呼びかけています。

 

リモートワークのメリット・デメリット

 

リモートワークを導入するならば、その有益性と注意点をしっかり確認しておく必要があります。

 

メリット

 

・通勤の負担が軽減される

まず、会社に出勤をしなくても良くなることで、通勤にかかる時間が削減されます。従業員は、削減された時間を自分の時間にまわすことができ、趣味や家族との時間を増やすことができるため、従業員のメンタルヘルス向上も期待できます。

また、企業にとっては交通費を出す必要がなくなることで、従業員コストの削減も見込めます。

 

・従業員の業務生産性が向上する

オフィスに行かなくとも自分の好きな場所で仕事ができるため、周囲の目を気にする必要がありません。同僚との世間話や上司の接待などが必要最低限に抑えられ、集中した環境を作ることができます。

 

・優秀な人材を確保できる

能力のある人材が育児や介護などの家庭の理由で職場を離れることは少なくありません。しかしリモートワークができれば、自宅で育児や介護をしながら空いた時間で勤務することができるため、優秀な人材を社内にとどめておくことができます。

 

デメリット 

 

・コミュニケーションの量が減る

従業員同士の世間話や飲み会が減るということは余計な気遣いの必要がなくなるという点ではメリットですが、そこで派生する仲間意識などの醸成を阻害するため、デメリットにもなりえます。

 

・会話にタイムラグが発生する

実際に顔を合わせてコミュニケーションをとる機会が少なくなるため、リアルタイムでのコミュニケーションの頻度は少なくなります。オフィスで顔を合わせて質問すればすぐに解決するようなことも、オンラインでメッセージを送るとなると返信が来るまでに時間がかかることもあります。

 

・従業員の業務状況を把握しづらい

業務成果の報告や進行状況の共有がなければ、一人の環境で仕事をしている従業員の業務状況を把握するのは難しくなります。リモート環境にいる従業員とは密にコミュニケーションをとる必要があります。

  

【導入要因別】リモートワーク管理ツール比較

 

ここからは、導入要因別にリモートワーク管理ツールを比較していきます。今回は導入要因として、以下の3つを想定しました。

 

  • 仮想オフィスツール 〜物理的に距離があっても一体感を持てる仕事環境を構築したい〜
  • オンライン会議ツール 〜業務を効率化したい〜
  • 社内ネットワークアクセスツール 〜社外にいても社内にあるパソコンにアクセスしたい〜

それでは順に管理ツールを比較していきます。

 

仮想オフィスツール 〜物理的に距離があっても一体感を持てる仕事環境を構築したい〜

 

育児中や介護中の社員でも自宅から働ける仕組みを作るためにリモートワークを導入しようとしている企業は多いのではないのでしょうか。

場所による不公平感を無くすためのツールとして、有効なのが「仮装オフィスツール(バーチャルオフィスツール)」です。

誰と誰が会話しているかやチームの動きが可視化できるため、離れていてもオフィスにいるようなコミュニケーションをとることができます。

また、自宅にいる社員だけでなく、サテライトオフィスにいる社員や電車の中や出張先にいる社員もつなぐことができるため、様々なタイプのリモートワークに活用できます。

 

Remotty(リモティ)】

 

リモートワーク:Remotty(リモティ) 

 

  • 2分間隔のカメラ自動撮影で在籍がわかる、顔が見える
  • 各自の座席を模した出入り自由のチャットスペースを用意
  • オフィス内のコミュニケーションがチャット形式で自動で流れる
  • 物理的なオフィス空間のメリットを再現
  • 挨拶・声がけ・相談・雑談ができる
  • チームワークや一体感、帰属意識が生まれやすい

 

 

【 Sococo(ソココ)】

 

リモートワーク:Sococo(ソココ)
 

 

  • 実際にオフィスを上から見たようなデザインになっている
  • 30種類以上の中からオフィスレイアウトが選べる
  • 画面内のオフィスを実際に移動することや同僚に会うためにドアをノックすることが可能であり、実際にオフィスにいる感覚がもてる
  • 物理的障壁が軽減され、コミュニケーションが促進
  • その人が画面共有中なのかチャット中なのかが色分けされ視覚的に認識できる
  • 座席状況が一目でわかる
  • 会議では複数資料を共有可能
  • 社外のお客様も簡単に招待できる

 

 

オンライン会議ツール 〜業務を効率化したい〜

 

一箇所に集まって会議をするためには、メンバーのスケジュール調整や資料作成などを行う必要があり、時間的コストがかかりますよね。すぐに判断したい案件がある場合に、一箇所に集まって会議を開くのはナンセンスでしょう。

オンライン会議ツールを使うと物理的移動の時間がかかりません。遠く離れた場所にいる社員とも手軽にコミュニケーションがとれます。そのため、必要な情報をすぐに共有することができ、迅速な決定につながります。

また、本来移動などにあてていた時間を節約できるので、そのぶんの時間を他の業務にあてることも可能です。

 

【 LiveCrowd(ライブクラウド) 】

 

リモートワーク:Live Crowd

 

  • 音声通話・ビデオ通話が可能、映像の画質は高画質(フルHD)対応
  • オンライン会議だけでなく、遠隔営業やオンライン研修などでも利用できる
  • Microsoft Excel / Word / PowerPoint、PDF、画像(jpeg、gif、png)、動画 (mp4、 webm)を全参加者へ共有することが可能
  • ユーザーIDを持っていない人にも、招待用URL付きのメールを送ることで会議や商談などに参加してもらうことが可能

 

 

【 Microsoft Teams(マイクロソフトチーム)】

 

リモートワーク:Microsoft Teams

 

  • チャット、会議、音声通話機能が利用可能
  • Microsoftの製品であるため、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリとの補完性が高い
  • ファイルを共有することで、共同編集が可能
  • 前身のSkype for Businessにチャット機能や会議のスケジューリング機能が追加された

 

 

【 Chatwork(チャットワーク)】

 

リモートワーク:Chatwork

 

  • ビデオ通話、音声通話、画面共有が可能
  • 自分だけが見ることのできるマイチャットや1対1でやり取りできるダイレクトチャット、複数名で参加できるグループチャット、など、コミュニケーション関連の機能が豊富
  • メッセージ検索が可能
  • タスクの作成、確認ができ、タスクを完了させると相手に通知が届く
  • Officeファイルや画像ファイルのアップロード、プレビュー、ダウンロードが可能
  • メールアドレスやChatwork IDを使ってユーザーを検索し、コンタクト追加依頼をすることができる
  • デスクトップにメッセージの受信等を通知できる

 

 

【 Slack(スラック)】

 

リモートワーク:Slack

 

  • 直接音声またはビデオ通話、画面の共有も可能
  • チーム別、プロジェクト別、顧客別など、組織に適したスタイルでチャンネルを作成することができる
  • スレッド表示で、対応中のテーマやプロジェクトから会話が横道にそれるのを防ぐ
  • チャンネルをアーカイブしたり退出した後にも、振り返って内容を検索することが可能
  • 過去の意思決定の背景を掴んだり、現在対応中の問題に似た内容を調べてその解決方法を確認することができる
  • Zendesk や Salesforce、JIRA などの外部サービスから自社システムまで、業務に必要なツールをSlackに連携すれば、チャンネルでそのまま重要情報やアラートを確認できる
  • 会話の途中で話題に上がった資料も、チャンネルに連携させたツールでその場で投稿すれば、会話が一層スムーズに進む

 

 

社内ネットワークアクセスツール 〜社外にいても社内にあるパソコンにアクセスしたい〜

 

セキュリティの観点から、社内のパソコンやデータなどを持ち出し禁止としている会社は多いでしょう。しかし、出張先や自宅で仕事をしている際、会社で使用しているデータが必要になることもあると思います。

そのような時に役に立つのが社内ネットワークアクセスツールです。

セキュリティ保護を重視しつつ、社内と社外のネットワークをつなぐことのできるツールを厳選してみました。

 

【 SWANStor(スワンストア)】

 

リモートワーク:SWANStor

 

  • アプリケーションフリー、キャリアフリー、デバイスフリーであり、ウェブアプリ、クライアント・サーバーアプリを問わず、様々なアプリケーションに対応し、インターネット回線があれば通信キャリアを問わず利用できる
  • フィーチャーフォンから、スマートフォンやタブレットを初めとする最新のデバイスにも対応し、今後もビジネススタイルの変革と共に登場するであろう様々なデバイスに対応していく
  • セキュアトンネルによってファイアウォールの設定を変更せずに社内ネットワークにアクセスできる
  • 端末認証、ワンタイムパスワード、顔認証など様々な認証オプションがあり、要件に応じて選択、組み合わせて導入可能
  • 導入が簡単、汎用性が高い

 

【 SonicWall(ソニックウォール) SMA(セキュアモバイルアクセス)】

 

リモートワーク:SoniWall SMA

 

  • いつでも、どこでも、どんなデバイスからでも、組織のすべてのアプリケーションにアクセスすることが可能
  • 位置情報、デバイス、アクセスされた情報といった要因を使って必要なセキュリティ対策の種類と強度を見極める「コンテキスト対応型」認証により、信頼できるデバイスと認証されたユーザーのみにアクセス権を与えることができる
  • Advanced Endpoint Control モジュールにより、すべての接続デバイスを調べて、エンドポイントの正常性に基づいてアクセスを許可または拒否
  • 包括的な監査証跡によって規制準拠を支援
  • 中小企業向けのSMA100シリーズ大企業向けのSMA1000シリーズがある

 

 

 

【 どこでもコネクト 】

 

リモートワーク:どこでもコネクト

 

 

  • 社内ネットワークと大塚商会データセンターをつなぐことにより、社内と社外の接続が可能
  • データセンターを経由することで、本社と支店を接続することはもちろん、支店同士を接続することも可能
  • 大塚商会データセンターと社内ネットワークをつなぐ方法には、セキュリティを重視し、物理的な閉鎖網を使ってデータセンターに接続する「クローズド網タイプ」と、回線入れ替えやPCの設定変更が不要ですぐに使用できる「インターネット利用タイプ」がある。社内LAN環境によって選択可能。

 

 

まとめ・事例紹介

 

いかかでしょうか?

現在、様々なリモートワークツールが存在していますが、自社に適したツールを使用することが大切です。自社にとって有効なツールを探すためには、社内の状況をしっかり把握するようにしましょう。

 


弊社(HR Force)では、リモティを使用しています。

「フレキシブルに連絡が取れて、相手の状況もよくわかるもの」を探している時にリモティを見つけ、導入に至りました。

そもそも、リモートワークを導入する要因については、立ち上げ当初の社員7人のうち2人が子育て中であったことが挙げられます。「女性が働きやすいように」というポイントはとても重要でした。

また、弊社の代表が「自分が働きやすい場所で働いた方がパフォーマンスがあがり、会社の利益にもつながる。そうだとすると、必ずしも出社する必要はない」という考えを持っていることも導入の要因です。そのため、会社設立当初から全社的にリモートワークを実施しています。

現在では50名を超えるインターン生もフルフレックス・フルリモートで働いています。

出社する必要がないため、授業の合間に大学の図書館で仕事をしたり、留学中の学生は海外から仕事をしていたりと、インターン生の働き方も様々です。

リモートワークツールを使用することで、時間的・場所的に制限のある人でも、その能力を活かすことができています。

 

HR Force の事業について知りたい方はこちら→【HR Force|事業内容

 


最後に、リモートワークツールを導入する時に考えておきたいポイントをまとめます。

 

  • 誰のために導入するのか
  • どんな作業を効率化したいのか
  • 全社的にリモートワークに取り組みたいか、一部だけでいいのか

 

リモートワークの導入を考えているのならば、自社の内部環境をしっかり分析した上で、最適なリモートワークツールを選択するようにしましょう。

採用トレンドセミナーHR Forceでは採用トレンドセミナーを無料で実施しております。「年収や時給は1円も上げなくていい」「令和=マーケティング採用元年」「求人口コミサイトの破壊的影響力」など、採用担当者が知っておくべき採用トレンドを大公開!詳細は上記画像をクリック。 

Written by 採用GO編集部 渡辺
採用GOを運営する最先端のHR企業 HR Forceとは?

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

おすすめ記事

【人事必見】 離職防止のためにするべき内定者フォローとは?【事例つき】

【目的別】中小企業向けの雇用関係助成金まとめ

あなたの企業、定年制廃止して大丈夫?定年制廃止の3つのメリット・デメリット

『THE TEAM』著者が船井総研で講演!本では語られなかった実体験をもとに解説!

【2020年4月から】働き方改革に伴う「新36協定」への変更!中小企業に必要な対応とは?

リモートワークのメリット・デメリットは?導入企業がホンネを語る!

人材獲得競争を勝ち抜くための「採用マーケティング」とは

採用代行(RPO)とは?おすすめサービスを徹底比較!

最も読まれた記事

インディードCMの女優はだれ?CMの評判は?

【人事必見】インフルエンザって有給扱い?欠勤扱い?休業手当は出すべき?

外国人採用の成功企業事例 7選!

人事担当者は要注意!「採用」と「内定」違いを理解してトラブル回避