厚生労働省による省令改正により規制緩和された労働条件通知書の電子化が、2019年4月、ついに解禁されました。今後、通知の電子化によりどのような変化が起きるのでしょうか？今回は従来の通知方法と比較しながら、今後の動きについて考えていきます。
そもそも労働条件通知書とは何か？
労働条件通知書とは、労働契約を結ぶ際に労働条件を明記して会社側が労働者へ通知するものです。これは労働基準法により、労働者の保護のため義務付けられています。また正社員だけでなく、アルバイトやパートであっても雇用契約を結ぶ限り必須とされます。
記載事項としては、
・契約期間
・更新の基準
・就業場所
・仕事内容
・就業時間 / 休憩時間 / 休日
・賃金
・解雇や退職について
が最低限必要とされています。
詳しい記入例は厚生労働省の雛形をご確認ください。
では次に、労働条件通知書の電子化解禁による変更点を見ていきます。
従来の通知方法
これまでは、労働条件通知書の通知は書面での交付に限定されていました。
ここで実際の条文を見ていきます。
この条文でいう厚生労働省令で定められた方法とは何を指すのでしょうか。
それが労働基準法施行規則の第五条に記されています。
このように「書面の交付」とはっきり記されていました。この法律が根拠となって、今までは書類によってしか通知できなかったのです。
では、今回の改正でどう変わったのでしょうか？
解禁による現在の通知方法(2019/04/01~ 施行)
電子化とは具体的にどんなことを指すのか、改正後の労働基準法施行規則を見ていきます。
省令改正により、従来の省令に
一 ファクシミリを利用してする送信の方法
二 電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法
が追記されました。これにより、従来は紙での交付に限定されていた労働条件通知書の電磁的方法による交付の解禁がされたといえます。
また、ここでいう電磁的方法とは具体的にFAXやEmail、またLINEやMessengerなどのSNSを指しています。
通知の電子化における注意点
電子化自体は解禁されましたが、どんな状況でも認められているわけではありません。
・電子上での交付に対する労働者側の意思や希望がある
・労働者の誰もが共有(確認)できる形で通知する
・印刷して書面にすることが可能な様式で通知する
という3つの条件があります。
取り入れる際はその点に注意するようにしましょう。
詳しくは厚生労働省のこのページをご覧ください。
電子化によって起こる変化とは
この労働条件通知書の電子化によって、大きく2つのメリットが見込めます。
・入社手続きの効率化
従来、雇用契約書などの他の手続きを電磁上で行っても、結局労働条件通知書は紙媒体での通知をせねばならないために、二度手間になってしまっていました。しかし今回の改正により、入社手続きに必要なタスクを一括してクラウド上のシステムで終えられるようになります。このことから、大幅に人事労務部の効率化が見込めるといえます。
・契約更新時の手間を省ける
契約更新時の通知にも書類発行をしないといけませんでした。しかしその手間を省くことも可能となります。パートやアルバイトなどの労働期限のある労働者が多い会社や、店舗が多い業種の場合、特に負担が減るのではないでしょうか。
このように、企業の負担が大きく軽減されることになるといえます。スマートフォンの利用率も高く、インターネットに対する抵抗がなくなってきている今、労働条件通知書の電子通知はスタンダードとなっていくでしょう。
とはいえ自分たちで一からそのクラウド上システムを構築することは難しいため、外部のクラウド人事労務ソフトを主に利用することになると思います。クラウドサインやSmart HRを代表とするソフトの導入を考えてみるといいかもしれません。
おわりに
今回は労働条件通知書の電子化やそれによる変化をまとめてみました。通知の電子化により、企業側の負担は大きく軽減するといえるのではないでしょうか。しかし、その分労働者とのトラブルが起こらないようにしたり、セキュリティを強化したりといった配慮が大切になってきます。通知の電子化を検討する際には、この記事を参考にしていただければ幸いです。
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Written by 採用GO編集部 藤澤
