【初めての採用担当者へ捧ぐ】中小企業の採用担当者の仕事内容とは?<新卒採用編>

いきなり採用担当者に命じられると、どんな仕事をすれば良いか、何から始めるべきかわからず、困りますよね。加えて近年は、経団連の就活ルール廃止や通年採用への移行など、中小企業の採用戦略を揺るがすニュースが相次いでいます。この記事では、採用担当者の年間のスケジュールをお伝えし、さらに学生の本音を踏まえたアドバイスをお届けします。

はじめに

いつの時代も、大手企業を志望する学生は多いものです。加えて近年、就活が売り手市場になるにつれ、大企業を目指す学生が増えています。この影響を受け、以下のグラフで読み取れるように、中小企業の採用難が顕在化しています。この状況で、目標とする人数を確保するためには、採用担当者の手腕が非常に試されます。

 

 

スケジュール

以下の図は、一般的な採用スケジュールに伴う採用担当者の仕事内容です。これから、①ー⑧の仕事のポイントについて、解説していきます。

 

①採用計画

目的

1、自社にとって理想の人材を設定することで、広告や説明会の効果を最大にするため。

2、予算の中であらかじめ計画を立てておくことで、採用活動の見通しを持つため。

方法

まず、採用する学生に、どのような能力を求めるかをはっきりさせます。仕事の特性によって、求められる能力が異なるからです。例えば、学生にコミュニケーション能力を求める企業は多いです。しかし、お客様と直接関わらない仕事なら、社員同士の人間関係に問題が出ない程度のコミュニケーション能力で十分でしょう。バックオフィスの仕事ならむしろ、集中力や正確性の方が必要になるかもしれません。このように、一般的に求められる能力が、必ずしも貴社の採用する学生に強く求められるとは限りません。

次に、予算と話し合いながら、企業広告や求人広告を出す場所/サイトや、企業説明会への参加回数、インターンを実施するかどうかを決めましょう。マイナビ/リクナビのような大手就活サイトは、ほとんどの学生が使っているので、この2つに求人広告を掲載するのは必須と考えて間違いありません。これが優先順位ナンバーワンです。また、近年は学生のインターン参加率が9割を超えるので、インターンの実施も有効です。予算と相談しながら、前向きに考えていきましょう。

②インターン企画・要項の作成

インターンには、短期インターンと長期インターンがあります。

短期インターンは、短いものでは1日だけのものもありますが、一般的には1週間程度のインターンシップを指します。短期インターンの詳細については、どうする?短期インターンシップコンテンツをご覧ください。

長期インターンは、1ヶ月以上のインターンを指します。目的は、学生に業務を体験させ、自社に合う人材かどうかを見極めることです。長期インターンの詳細については知っておくべき長期インターンシップのメリット・デメリット!人事は導入前にはこれを読め!をご覧ください。

目的

<短期インターン>

1、コストを抑えながら、自社の雰囲気を知ってもらうため。

<長期インターン>

1、自社に興味を持っている学生と早い時期から接触するため。

2、実務体験をさせることで学生の満足感を引き出すとともに、会社側も学生の性質、適性を理解するため。

方法

自社の目的に合わせて、インターンを企画します。学生のことを知り、採用に結びつけるという目的を意識しながら、インターンの期間や募集人数、業務内容を計画しましょう。

また、インターン生を受け入れる予定の部署とは、事前に打ち合わせをしておきましょう。現在その部署で働いている社員に、普段の業務に加えて、インターン生の教育・アドバイスをしてもらうことになります。インターン生を受け入れる前より社員の負担が増すので、対象となる部署に事前に計画を知らせ、理解を得ておきましょう。

学生の本音

学生は、社会に出てから使えるスキルが身につくことを期待して、インターンに参加します。短期インターンを実施する企業もありますが、模擬のグループワークで終わる例もあり、学生が、スキルを身につけた実感を持ちにくいです。数日間のみなどの短期のインターンシップは、スキルを持って帰りたい学生には評判があまり良くないので、実施するのは得策ではありません。学生にスキルをプレゼントしようという姿勢で、インターンを企画しましょう。

③インターン募集・選考

方法

インターン生を募集する際には、ゼロワンインターンやInfrAのような、長期インターン生募集のためのサイトを使うのが効率的です。面接に至るまでのやりとりや、採用/不採用の通知が、サイト内で完了します。近年は、有名大学の学生を中心として、1・2年生の時から長期インターンに興味を持つ層もいます。優秀な学生確保への近道!おすすめインターンシップ募集サイト比較という記事を参考に、どのサイトを用いるか決めてください。

また、募集情報を載せるときは、自社の強みをアピールすることが必要です。学生は、聞いたことのある大企業のインターンに興味を持つ傾向があります。そこで、学生を確保するために、中小企業ならではの長所を伝える必要があります。

中小企業が長期インターンを実施する際、大企業と差別化できるアピールポイントは次の2点です。

1 業務が細分化されておらず、ひとりの社員がさまざまな仕事を担当するので、大企業に比べ裁量権が大きい。インターンをする学生も、多様な仕事を経験できる。

2 大企業に比べ、学生が役員や経営者と接触できる機会が多く、自分の得意なことをアピールしやすいので、内定に結びつく可能性が高い。

上記の点を踏まえて、インターンシップの要項を作成しましょう。学生は、主にスマートフォンで情報収集しています。SNSにインターン情報を発信すると良いでしょう。また、学生の多くが見るホームページにも、インターン実施情報をアップしておきましょう。

④サマーインターン実施

方法

最初に、自社の手がけている業務全般について簡単に説明し、学生に、会社全体のイメージを持ってもらいましょう。学生に、彼/彼女の関わる仕事のみについて説明するよりも、会社全体の業務内容について大まかに理解させる方が、モチベーションを上げられるので、おすすめです。

その後、自社に就職した後の雰囲気を学生に想像させるため、実務経験をさせましょう。就活生のインターン参加率は90%を超えています。インターン参加動機が「周りが参加しているから」という学生も少なくありません。インターンによって「何かを得た」経験をさせ、自社への就職を意識させましょう。

学生の本音

働いても、社員からの反応が何もないと、学生は自分の能力が伸びている実感を持てず、モチベーションが落ちてしまったり、仕事に飽きてしまったりします。反対に、社員との接触・社員からのフィードバックが頻繁にあるインターンは、学生のモチベーションが上がるので、高く評価されます。一人ひとりの働きぶりをみて、良いところを見つけたら積極的に褒めましょう。また、直した方が良い部分も、柔らかい言葉で指摘してください。

⑤インターン参加学生のフォロー

目的

インターンに参加した学生と、その後も関わりを持ち続け、入社に繋げるため。

方法

定期的にメールで連絡しましょう。学生側も、インターンに参加した企業の社員がまだ自分のことを覚えている、気にかけてくれているというのは嬉しいものです。

また、社員懇親会を開催して、社員との交流の場を作るのも有効な方法です。入社後に人間関係で悩むことがないよう、温かく迎える雰囲気を社員で表現すると、学生が安心します。

学生の本音

学生は、あくまでもまだ学生であり、勉強や課外活動で忙しいこともあるので、あまり頻繁に、時間をとらせるようなことは避けましょう。目安としては、社員懇親会が月一回よりも多いと、負担だと思われてしまいそうです。

⑥業界研究イベントへの参加

目的

1、今まで自社のことを知らなかった学生に、選択肢の一つとして意識してもらうため。

2、次に紹介する学内イベントを開催して、学校と自社との長期的な関係を築き、特定の学校から継続的に採用するため。

方法

学生は、年内に業界研究を行います。したがって、12月までに業界研究イベントに参加するのがよいでしょう。

1学内イベントの開催

地元の大学や社員の出身大学に出向き、学内説明会を開催しましょう。その学校出身の社員がいれば、その社員に、学生時代にはどんなことをしていたか、どうして自社に入社を決めたのかを話してもらい、学生に親近感を持ってもらいましょう。その上で、自社での活躍ぶりをお話ししてもらい、学生に希望を与えましょう。

2OB・OG訪問の受け入れ

地方にある企業で、採用候補の学生の出身大学がある程度絞れている場合は、OB・OG訪問の受け入れが有効です。学生は、会社がオフィシャルに発信する情報よりも、社員の一人が個人的な意見として発信する情報を好む傾向があるので、社員には、会社のそのままの姿を伝えてもらうようにしましょう。

業界研究イベントに参加する際のポイント

学内イベントに参加する学生や、OB・OG訪問の対象となる学生には、会社のポジティブな情報もネガティブな情報も把握させた上で入社させましょう。自社を良く見せるためにポジティブな面のみを伝えると、入社する人数は増えるかもしれません。しかし、入社後に見えたネガティブな面に落胆して辞職してしまう人が出てくるため、定着率が悪くなります。

⑦選考

目的

インターンや社員との関わりを通して明確になった本人の仕事の希望や適性に基づき、入社させるか最終的に判断するため。

方法

面接の前後で、適性検査を取り入れても良いでしょう。中小企業に最適!7種類の適性検査と測定できる能力をまとめてみたを見て、採用計画で決めた学生に求める能力を、一番正確に判断できる適性検査を見つけましょう。面接では、その学生と一緒に働くイメージが持てるかどうかを、一番の判断基準にしてください。

選考のポイント

学生を、「採る/採らない」とジャッジする姿勢で選考に臨むのはやめましょう。その学生が自社で働くところをイメージし、フィットするかどうかで判断してください。一見、自社の風土に合わないと思っても、再考の余地はあります。同じ考え方をする人ばかりを集めると、部署や会社全体の進む方向がずれた時、軌道修正する人がおらず、危険です。バランスの良い集団をつくるように意識して採用しましょう。

⑧内定者フォロー

目的

インターンに参加した学生と同様、内定者に対しても、自社への関心を維持させ、入社にあたっての不安をやわらげるため。

方法

社員と内定者の懇親会を定期的に開催し、入社時にあたたかく迎える意思を、会社全体で示してください。また、採用担当者とじっくり話したいと考える学生もいるので、可能ならば個人面談を実施しましょう。入社後の仕事の希望を聞き、その仕事の実態を話せば、学生の入社後のイメージが明確になり、モチベーションが上がります。

 

学生の本音

社員懇親会や個人面談などのイベントは、過度に頻繁に開催しないように注意しましょう。学生の卒業論文執筆やプライベートの予定の邪魔になってしまい、逆効果になることがあります。

おわりに

採用活動の流れとひとつひとつの過程の特徴をイメージしていただけましたでしょうか?採用難とは言われていますが、学生の立場に立って学生と関わり、大企業にない中小企業ならではの強みを活かせば、目標採用人数は確保できます。

 

Written by 採用GO 編集部 チャピ クリスティア

この記事では、新卒採用に関する一般的なノウハウを解説しました。時代の流れに乗った採用のテクニックをもと知りたい方は、下のバナーをクリックして、HR Force 主催の採用トレンドセミナーへの参加を検討してみてください。

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