もうドタキャンさせない!面接辞退やすっぽかしを防ぐ対策とは?

今までにこんなことはありませんでしたか?

「電話をかけても出ない」「メールをしても返信がない」「ドタキャンが多い」

これらは一見、求職者がだらしがないように思えるかもしれません。しかし実は企業側の対応に問題がある場合もあります。今回は求職者から応募があった後、必ず面接にきてもらう方法についてご紹介します。

目次

 

エントリー後の初期対応はレスポンスが命! 応募〜コンタクト編

求職者からの応募後、確実に求職者とコンタクトを取れるかどうかは初期対応で決まります。まずは次の表を見てください。

 エントリーメール確認後5分以内TELの徹底

最も重要なのが、エントリー後すぐの電話対応です。求職者が求人に対して最も熱が高いのは、Webサイトでエントリー(応募)ボタンを押した瞬間です。多くのユーザーはスマホ経由で仕事を探しているので、エントリー直後、つまりまだスマホを操作しているであろうタイミングで電話をかければ、求職者とコンタクトが取れる確率はグッと高くなります。

固定電話からだけでなく、あらゆる手段で連絡を試みる

確実に採用に繋げるには、あらゆる手段で連絡を試みることが大切です。

 

携帯電話からは留守番電話にメッセージを残さないことで、求職者は「誰か知り合いでは?」「宅配便のドライバーさん?」などと考え、折り返してもらえる可能性が高くなります。また固定電話・携帯電話ともに電話に出なかった場合には、SMS(ショートメール)を送りましょう。

SMSの利点は2つあります。

・SMSでは電話番号さえわかれば送ることができる

・迷惑メールフィルターにブロックされることなく、100%相手に届く

またラインやカカオトーク等、メールに代わるコミュニケーションアプリの浸透によりメールの利用機会が激減していることから、SMSが有効であることは言うまでもないでしょう。

面接の約束を取りつける コンタクト後〜面接編

ここまでは求職者と「いかにコンタクトを取るか」についてお伝えしましたが、ここからは「コンタクトが取れた求職者への対応方法」についてご紹介します。

断る理由をなくそう! 〜面接に来てもらうには〜

まず心がけるべきことは直接会う(面接に来てもらう)ことなので、求職者が「断る理由」をいかに取り除けるかがポイントです。

求職者の断る理由は主に4つあります。

① 面接日時・場所
②履歴書・職務経歴書
③ 証明写真
④印鑑・免許証等その他持参物

多くの人は初めて、もしくは久しぶりに就職・転職活動を行いますので、①〜④をスムーズにクリアすること自体がハードルとなるわけです。特に現在在職中の人であれば尚更です。求職者がこれらのハードルが原因で面接をドタキャンしてしまうことは度々あるのです。

これに対し、採用力の高い企業は3つの対策を取っています。

1. 履歴書や職務経歴書は、持ち合わせがなければ不要(手ぶらでOK)」
正社員もパート・アルバイトも、面接をする目的は求職者と会って話をすることです。履歴書や職務経歴書といった手間のかかる書類を用意する必要がなくなれば、求職者にとっての大きなハードルがなくなります。特にパート・アルバイトは正社員ほど熱心に取り組んでいないことも多いので、エントリー後すぐに準備なしで面接に臨めることは重要です。

2. 今日もしくは明日という近々の面接(面談)日程を設定する
求職者のモチベーションはエントリーした瞬間が一番高く、その後は徐々に低下してきます。特にパート・アルバイトは、日数が経過するにつれてキャンセル率が大幅に高まる傾向があります。せっかく縁のあった求職者を次の段階へと昇華させるには、まず会ってみることに重きを置いて対応することが大切です。

3. 1日で複数の選考を行う
正社員の中途採用の場合には複数面接を行うことが一般的でしたが、選考と選考の間に他の会社から内定が出た場合、その企業への入社を決めてしまうこともあります。そのため1日で複数の選考を進められるよう、各階級の役職者が対応できる準備を整えている企業も増えています。

 

 

 

絶対にNOと言わせない! 電話トークテクニック編

求職者を確実に面接へと誘導するには、電話での質問の仕方も重要です。質問には「オープン・クエスチョン」と「クローズド・クエスチョン」がありますが、電話での質問では、「クローズド・クエスチョン」を使うようにしましょう。

オープン・クエスチョンとは、「今晩、何が食べたい?」のように質問に対して自由に回答できる質問のことです。一方でクローズド・クエスチョンとは、「今晩、カレーとハンバーグのどっちを食べたい?」のように 回答者が与えられた候補の中から選択する質問のことです。

「詳細をお話したいので、面接にお越しいただけますか?」というオープン・クエスチョンであれば、「今は忙しいのでまた連絡します」といったNOの回答が可能です。しかしクローズド・クエスチョンであれば、「ぜひ詳細なお話をさせて頂きたいのですが、来週の金曜日と土曜日でしたらどちらのほうがご都合よろしいでしょうか」と言い換えることができます。選択肢を与えることで「会うこと」が前提となり、「いつ会うのか」が問題になるので、面接に誘導するという目標を達成しやすくなります。

面接ドタキャンを防止する仕組みとは?

・可能な限り当日or翌日に初回面接を設定する

・面接日程のリマインドは“2日前”にする

面接日程はなるべく早めに組むことが大前提ですが、もし面接まで時間が空いてしまう場合、“2日前”にリマインドを入れるようにしましょう。2日前にリマインドをする理由は、前日に連絡がつかなかった場合、確認が取れないまま当日を迎えることがありますが、2日前であれば翌日に再度連絡を入れることができるからです。

また連絡手段にも工夫が必要です。たとえば中途採用の場合は日中電話に出られないことがほとんどですし、アルバイトであれば電話リマインドでは重たく感じられます。アルバイト採用であればエントリー時にラインIDを確認し、ラインでリマインド連絡をする、中途正社員であればEメールでのリマインドに加え、SMSからの連絡も行うのが有効です。

まとめ

今回は求職者から応募があった後、必ず面接にきてもらう方法についてご紹介しました。Webでエントリーを獲得できても、面接の場に来てもらえなければ意味がありません。あらゆる手段で求職者とコンタクトを試み、断る理由をなくすこと、ドタキャンを防止する仕組みを整えることが大切です。

面接ドタキャンを防ぐ根本的な方法

今回の記事では、いかにして面接のすっぽかしを防ぐことに焦点を当てましたが、採用担当者にとってそれ以上に大切なことは、採用トレンドを抑えることです。
HR界では採用トレンドは激しく変化しており、トレンドを抑えた採用を続ければ自然とスムーズな採用に繋がるでしょう。
しかし、数多ある情報の中から本質的な採用トレンドを見極め、自力で網羅するのは至難の技ではないでしょうか。

 HR Forceでは顧問以来数No.1の採用コンサルタントによる、採用トレンドセミナーを無料で実施しております。「年収や時給は1円も上げなくていい」「令和=マーケティング採用元年」「求人口コミサイトの破壊的影響力」など、採用担当者が知っておくべき採用トレンドを大公開!是非この機会にセミナーに参加し、他社と採用力で差をつけませんか?

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Written by 採用GO 編集部 渥美

採用GOを運営する最先端のHR企業 HR Forceとは?

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