忙しい担当者の業務を効率化!応募がこない状態から月21名に増加した成功要因とは?

日免オートシステム株式会社様は、北海道で27店舗を運営する自動車関連事業の総合商社です。人事・総務業務など非常に多忙な中、業務効率の大幅改善を実現されました。また、ほとんど応募がない状況から、月最大21名の応募獲得に成功しています。成功要因をニチメンホールディングス株式会社 管理本部の安部様にお伺いしました。

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Recruiting Cloud(リクルーティングクラウド) 導入成功ストーリー vol. 22

日免様_企業ロゴ

日免オートシステム株式会社様 (ニチメンホールディングス株式会社) 
会社設立年 : 1964年 7月
本社    : 札幌市北区東茨戸1条1丁目8番5号
事業内容  : 車両販売/分解整備/板金・塗装/トラック・建設車両・建設機械の販売/
      レンタカー/ロードサービス事業 など
従業員数  : 188名(グループ全体・パート含む)
総店舗数  : 27店舗
企業サイト  : https://www.nichimen-g.co.jp/
採用職種  : 営業職、自動車販売、自動車整備メカニック、建設車両機械メカニック、
      レンタカーフロントスタッフ、経理、事務職 など

――安部様の普段の業務について教えてください。

ニチメンホールディングス株式会社の管理本部に所属しています。
人事専任ではありませんが、新卒・中途採用、会社説明会、新入社員オリエンテーション、教育研修などの人事業務と、各店舗の総務業務など、幅広く担当しています。
また、売り上げに改善余地がある店舗の検証作業や技術レクチャーも行っています。

一昨年までは店長として営業と人事業務を兼任していましたが、今年から採用業務に専念することになりました。まだ手探り状態ではありますが、現在は月に20件ほど面接を行うなど、非常に忙しい毎日を過ごしています。

採用のお悩み: 応募数が足りない。求人にかける時間が十分にとれない。

――これまではどのような採用手法をご活用されていましたか?

ハローワークや無料の求人検索エンジンをメインに利用していました。
そのほか様々な媒体を活用してきましたが、まったく応募が来ない状況でした。

――リクルーティングクラウド導入前のお悩みなどを教えてください。

「応募数が足りない」「時間が足りない」この2つが大きな課題でした。

応募数は、軽いお問い合わせ含め月1〜3件ほどで、年間でも10名前後の採用でした。
さらに応募数を増加させていきたいという課題感をもっていました。

また、なにより時間が足りないという悩みが大きかったです。
新入社員オリエンテーションや研修、セミナー配信など、他の企業にはない総務の仕事に加え、北海道の地域柄、店舗への移動にかなりの時間がかかってしまうこともあり、どうしても時間効率が悪くなっていました。

その中で、各店舗で募集がある全38職種を精査し、求人を打ち出していくことは、非常に難しかったです。

導入の決め手:独立採算制をとる会社でも、予算組みしやすいシステム

――リクルーティングクラウドを導入された決め手を教えてください。

取引先からの紹介がきっかけで、サービス紹介を受けました。

課題であった、応募数の増加や、採用にかかる業務の効率化が見込めたことに加え、
予算組み、予算の見直しやすさに非常に魅力を感じました。

店舗ごとで独立採算制をとっているため、予算が決まらないことに非常に億劫ですが、リクルーティングクラウドは、あらかじめ月ごとに設定した上限予算を超えることがないため、安心感を持って活用できそうだと感じました。*¹

*¹ サービス詳細は、こちらからお問い合わせください

導入後の成果: 月21件の応募獲得に成功。業務効率も大幅改善

――リクルーティングクラウドを導入後、応募状況に変化はありましたか?

「応募数の増加」と「仕事効率の改善」この2つに大きな変化がありました。

- 応募数増加
応募が月1~3件ほどだった状況から、多い月には21件の応募を獲得できるようになりました。今年に入ってから約4か月で既に13名の採用を実現できています。

- 仕事効率の大幅改善
私自身の仕事効率が良くなり、非常に助かっています。
求人にこまめに手を加えなくても、初めに求人のひな形をお渡しするだけで、求人作成から応募数増加に向けて、適宜改善を行ってもらえます。
これまで1人で行っていた業務をリクルーティングクラウドと役割分担でき、応募者対応や面接などの重要業務に時間をかけられるようになりました。

逆に、嬉しい悩みではありますが、今は面接数が多くなり手が回らないくらいです。
採用マーケティングはリクルーティングクラウドにお任せしています。

日免様_社内写真2

「応募獲得後5分以内に連絡」スピード重視の応募者対応

――応募者対応ではどのようなことを意識されていますか?

応募者対応のスピードを重視しています。
営業時代からの癖でもありますが、応募獲得後5分以内に連絡をするようにしています。
平日はもちろん最優先で対応し、休日も可能な限り即時に連絡できるよう、応募の通知設定を行っています。

中には、連絡が繋がらない応募者もいますが、そのような場合は、
メールではなく携帯電話のショートメール(SMS)でメッセージを送るようにしています。
メールは、メールアプリを開き、本文を開封しないと内容が確認できませんが、
ショートメールの場合は、携帯電話のホーム画面にそのままメッセージが表示されるケースが多いため、求職者に確認頂きやすいです。

「採用率はなんと平均17%」 採用担当が行う面接時の取り組み

――面接時に意識して取り組んでいることはありますか?

応募者に合わせて、面接構成・内容・雰囲気を変えるようにしています。
例えば、若年層の面接時はスライドショーを使った会社説明したり、
女性の応募者の場合は、これまでの応募者の質問傾向をもとに、女性比率などをあらかじめお伝えしたり、少しでも会社のことを多く知ってもらえるよう、様々な工夫を行っています。

そのほか、より面接の雰囲気を良くし、応募者の本質を引き出すことを大切にしています。
例えば、答えにくい質問は言い換え表現を使っています。
「ご自身の長所・短所はどこですか?」面接でよく聞くこの質問一つをとっても、間接的な表現に言い換えることで、求職者の率直な気持ちを引き出すことができます。

求人数・職種数が多い企業、マルチタスクを抱える採用担当者にオススメ

――どんなお悩みを持つ企業へオススメしたいですか?

「求人数・職種数が多い企業」や「マルチタスクを抱える採用担当者」にオススメしたいです。
初めにリクルーティングクラウドに求人をお渡しすれば、その求人を軸に応募獲得がしやすいように改善してくれるため、人事担当をする上で非常に効率が良いです。
勝手に応募がくる感覚に近いですね。

また、「ブランディング力に不安がある中小企業」であっても、応募獲得に結びつける実績がリクルーティングクラウドにはあると感じています。

今後の展望: 会社の未来を担う、若い世代の採用にフォーカス

――採用における今後の展望を教えて下さい。

多くの中小企業で悩まれていることかとおもいますが、「若年層の採用」に注力していこうと構想を練っています。特に整備士は、業界的に見てもベテラン社員の割合が多く、弊社でも若い世代の採用が急務となっています。
約200名が働くこの会社の将来には、やはり若い世代が必要不可欠です。
今、若年層の採用を強化することで、次の世代が取れる選択肢を増やしていきたいと考えています。

――ニチメンホールディングス株式会社  安部様、貴重なお話をありがとうございました!


 
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