【セミナー開催レポート】採用担当者の工数を9割削減する仕組み

セミナー開催中の登壇者2人　　

目次

1. .採用活動における日程調整の課題
2. .自社の採用フローの確認
3. .Spirの特徴とメリット
4. .実際の成果
5. .セミナー評価ポイントと受講者の声
6. .まとめ

1.採用活動における日程調整の課題

採用プロセスにおいて、日程調整は見落とされがちな部分ですが、実は企業の採用成果に大きな影響を与える重要な要素です。また、多大な工数がかかってしまうのも事実。採用担当者の多くが次の課題に直面しています。

――業務過多

• 求職者との連絡や日程調整、面接官のスケジュール調整に多くの時間が割かれる
• スカウトメールの送付が後回しになるなど、採用プロセス全体の遅延が発生

――歩留まりの低下

• 応募者が途中で音信不通になる
• 日程調整がスムーズに進まないことで、応募者の興味が薄れる

――追加コストの発生

• 業務量をカバーするためにアシスタントを雇用する必要が生じる

なぜ、求職者対応や日程調整でのやり取りはなぜ工数がかかるのでしょうか？考えられる要因は次のいくつかあります。

▽考えられる要因

2.自社の採用フローの確認

採用フローを分解すると、応募後に「有効な応募だったのか※年齢OKなど・無効な応募だったのか※年齢NGなど」によって、連絡内容が変わることがあります。

例えば、有効な応募の場合は通常通り日程調整に進むが、無効な応募の場合は日程調整に入らないなど、何かしらの意思決定が走ります。この際の、「保留」になる割合があまりにも多いと、社内確認や面接官への面接時間確認など、採用フローの工数が増えスピードが遅くなりがちです。そのため、応募後の保留の時間を最小限にする努力や仕組みが整えられているか確認が必要です。

3.Spirの特徴とメリット

Spirは、日程調整を効率化し、採用プロセスをスムーズに進行させるためのツールです。4つの特徴があります。

――特徴1: あらゆる面接パターンに対応

• 面接官と求職者の空いている時間を自動的に抽出し、日程調整用のURLを作成
• AND条件やOR条件を活用して、面接官の選定や複雑なスケジュール設定も可能
• 一度作成した設定は繰り返し利用することが可能
  
  

――特徴2: 候補日時のURL送付

• スカウトメールやエージェントを通じて、候補日をURL形式で簡単に共有
• 伝言ゲームを防ぎ、求職者とのやり取りを最小化
  
  

――特徴3: 自動通知とリマインダー

• 日程確定後、面接官や求職者への通知を自動化
• Slackやメールを通じたリマインド機能で連携ミスを防止
  
  

――特徴4: 面接確定後のオペレーション簡素化

• カレンダー内で面接情報を一元管理
• 求職者のステータス管理や面接官への情報共有も容易に
• ATS（応募者追跡システム）登録後の社内連携をさらに効率化
  
  
  

4.実際の成果

Spirを導入した場合、日程調整の工数を最大9割削減できるとされています。これにより、次のような成果が期待できます。

――1.リードタイム短縮

• 面接官と求職者の調整がスムーズになり、内定までの時間を短縮可能
• 応募者の興味を維持しやすくなる。
  
  

――2.歩留まり改善

• 日程調整が迅速に進むことで、応募者が他社に流れるリスクを低減
  
  

――3.採用効率の向上

• 採用担当者が本質的な業務（面接や選考）に集中できる環境を提供

5.受講者の声

セミナー開催後のアンケートでは、多数の満足の声を頂くことができました！

• 対応時間の認識を改め、工数の見直しができた
• 応募者と面接官とのスケジュール調整がスピーディーかつ、日程調整の工数を大幅に削減できるツールがSpir ということが分かった
• Spir導入による実際の成果や運用事例の紹介について、理解が深まった
• 各社とも日程調整に工数が掛かっており、ここが採用工数削減のポイントであることが把握できた
• Spirは、面接官アサインの際にAorBの設定や優先度の設定があることから、ただ日程調整を自動化するだけでなく、有効な採用フローになりえそう

6.講師の声

――常岡 勇佑 

採用活動における効率化は、企業の成長に直結する重要な要素です。まずは自分の会社の採用工数において、無駄な工数がかかっていないか確認し、社内に足りていないルールや仕組みを導入していただきたいです。特にSpirを活用することで、これまで課題となっていた日程調整フローは劇的に改善されると思います。

――松山 晃司 

Spirは、単なる日程調整サービスではなく、採用プロセスを進化・加速させるためのツールです。多くの企業が直面する課題に対し、Spirを活用した解決策を理解して効果的に活用することで、最適なソリューションが提供できると考えています。

7.まとめ

採用活動における日程調整に関する工数削減が重要になります。

まずは社内のフローを確認し、日程調整前後での採用担当者の負担をもっとシンプルかつスピーディにできないか検討しましょう。

特に、Spirのようなツールを導入し活用することで、採用担当者の業務負担を軽減し、より戦略的な採用活動が可能になります。

効率的な採用プロセスの実現に向けたツールやノウハウを活用し、採用工数の削減を行いより良い採用環境の構築をしていきましょう！

今回は、株式会社Spirと株式会社HR Forceで共催した「採用担当者の工数を9割削減する仕組み – 日程調整 編」セミナー開催レポートでした。

随時セミナー開催中です！皆様からのご参加お待ちしております。